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物业知识/NEWS

房屋交付中的准备工作要点

发布时间:2019-05-29 发布人:ag发财网|官网首页有限公司 访问量:205

新建楼房自竣工验收之日起,就要筹备接管的各项准备工作,否则将会对物业服务公司日后的管理埋下深深的隐患,轻则影响客户满意度,重则影响公司的经营运行情况。所以物业服务公司在承接查验的时候要慎之又慎,同时又要控制好以下阶段的工作。
  
  公共设施设备的接管验收  
  介入项目过程中,各种隐蔽工程的查验和消防设施设备综合验收显得尤其重要。鉴于有很多隐蔽工程,在项目前期介入时工程主管一定要深入到施工现场,在现场及时的跟进施工,发现问题及时地沟通和协调,力争不把隐患留到施工完成后去解决;但是物业服务公司的工程主管人员在介入时,一定要注意方式方法。在目前的物业服务公司操作时,为方便楼盘销售,往往听从于开发商的要求,把客服放在了首位,这样就无法及时的完成各项隐蔽工程和各项设施设备的接管验收,也可能会给物业服务公司日后的正常管理带来不必要的隐患。
  
  对消防系统的接管验收也非常重要,目前各开发商对于新建楼盘的消防系统都是投以重资,且政府消防主管部门对小区消防系统的后期管理和检查也是非常严格,所以为了保证消防系统正常运行,不为日后的物业管理留下隐患,必须做到:在消防设施设备接管验收之时,不应是简单的核对资料和设备的数量,而应走到现场去,对于消防门、消防警铃、防排烟设备等设施,要一一目视检查和做功能性操作检查,检验时要把消防控制柜打到联动状态,同时设置相关的火灾警情,从而查验整套设备的联动运行状况是否正常。


  
  在目前的承接检验时,部分物业服务公司不具备专业消防查验知识,在消防设施设备的承接查验时往往是走马观花,责任心不强给后期的管理带来了不必要的损失;各种设备和物资的清点查验完毕后,为保证齐全,一定要即时封箱或贴上封条,并请相关人员签字,以免接管完毕后丢失,影响日常管理的正常运作。
  
  开荒工作重点凸显各个细节  
  公共设施设备及各项资料接收完毕后,应尽快组织专业保洁人员对交付房间进行开荒。为了及时高效地完成开荒工作,目前物业服务公司常用的模式是聘请市场上专业的保洁公司进行操作,开荒的内容一般包括:门、窗、铝合金拉件及五金配件等的表面清洁、共有部位的清洁和公共区域的环境卫生清洁。在开荒清洁的过程中要注意开荒的有些部件和部位不能使用刮刀等锐性工具,以免刮伤表面油漆及亮面,造成不必要的损失;由于开荒涉及到高空作业,所以物业服务公司一定要做好现场的监管一并要求高空作业人员一定要购买专项保险;同时要注意开荒的各项细节,如:室内各个角落,注意有玻璃的外立面的清洁显得较为重要,对于表面存有污垢的,一定不能用刮刀刮,而应用清洁剂加清水和毛巾清除,同时物业服务公司要指定专门人员在现场进行监督和检查。
  
  在各分项清洁完成后,要由指定的开荒负责人验收,验收完毕后要及时锁门;还要注意已清洁完毕后房间的二次污染,主要包括:装修设计人员刻意的往房间的门缝里塞广告折页;同时,因房屋小范围的整改所造成的二次污染,也显得尤为重要。为保证服务的及时和有效性,管理处应配合地产部门设置“整改办”,为方便整改的运作,模式可设置为:地产工程师总负责→管理处客服人员接诉及分配任务→各分包单位维保人员进行施工→整改办工作人员验收→验收合格后通知保洁进行第二次开荒。整改办接诉人员在每次分配维修任务并复验合格后,要及时分配打扫清洁任务,使业主减少因房屋质量问题所带来的不满。
  
  各项物资的准备  
  包括各种表格及现场所要公示的法律文书,如:竣工验收文件、房屋使用说明书、住宅质量保证书、水电、煤气开通证明、各种法律文书以及需要业主签署的业主临时管理规约、物业管理收费协议等资料。
  
  除此之外可以同时准备一份略表情意的小礼物,可以是一束花、一个庆祝入伙的纸炮以及现场制作印有业主头像的杯子或相框等,礼物不在贵重,而在于有没有用心准备,有没有让业主感受到尊重。
  
  为烘托现场的气氛,同时也应在入伙现场配备所需的水、小食品以及设置一定的娱乐活动,如:小提琴手或是驻场音乐歌手等,可以让业主在入伙的现场惬意的等待,而不至于只是枯燥的等待,可以让业主在品尝美食和欣赏音乐的同时享受物业服务人员所带来的专业服务。
  
  为方便业主,缩短工作流程和等候时间,应尽可能的对各种表格资料作出必要的处理,如:预先填上姓名、房号和基本资料等。
  
  现场的布置和服务最关键  
  设定合理的入伙流程,在入伙现场邀请银行、电信、煤气等单位,为业主提供一站式服务。合理的对现场进行布置,确保每个流程都做到无缝衔接。应制作标识牌、导视牌,在显要位置张贴入伙流程图,使业主对整个入伙流程一目了然。同时,为了为业主提供更好的服务,管理处在入伙之初应邀请银行、电信、煤气等相关单位为业主提供便捷服务,让业主办理收楼手续时,能免缺舟车劳顿之苦,足不出门的就能办理各项公共性服务,省缺了业主较多的时间,同时也可以为提升业主的满意度增加一个亮点。
  
  在业主身份确认完毕及缴纳相关费用后,由接受专业培训后的验楼人员带领业主验楼时,切记跟业主的沟通的方式:不要违规的承诺一些不合理的事情,也不能超越现实的解说和夸大一些部件的功效。在与业主的沟通中,要以事实为依据,实事求是的引导业主验楼和收楼。
  
  如要把现场控制的较理想,还应考虑到一些细小的事情,如:可以在现场放置一台复印机帮助业主们免费复印证件,同时请专业的工作人员为业主们照相等,此时物业服务公司虽吃了一个小小的亏(额外增加一些复印费用),但是对后期的管理可能会促进很大的正面效应,这些事件虽小,但可以让业主们认可物业服务公司的服务。
  
  由于现在的楼盘多为集中入伙,入伙的现场多设置在小区内空旷处,目前小区内都不会设置公共洗手间,所以对于业主的生理所需,除了做好引导前往管理处、会所洗手间的标识外,还应尽可能的在现场设置一些流动洗手间,从而解决客户之需,以彰显人性化服务。
  
  在接管验收和设备查验时发现设计、施工不合理的或会造成后期管理和运营不经济的,要及时的向开发商提出来,让开发商及时的进行维修或更换。提出优化建议时要注意措辞,尽量不使用“整改、不合格”等词语,不利于双方的沟通,如换作“优化”等词语,通过较委婉的表达,或可以起到两全其美的作用,从而保持沟通的渠道畅通,保证各项工作的高效开展。


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